Особова картка працівника ведеться на кожного працюючого на підприємстві. У ній записуються основні дані, що містять відомості про трудову діяльність працівника на даному місці. Це робиться для того, щоб згодом при виході працівника на пенсію або переведення в іншу організацію можна було повністю фінансово розрахувати його, а при необхідності надати всю інформацію за період його роботи співробітника в організації для перевірки.

Можна виділити наступну інформацію, яка підлягає внесенню в особисту картку:

– номер наказу прийому на роботу,

– дані з трудової книжки (стаж роботи за видами, наявність стажу, який дозволяє мати право на пільги і т.д.)

– і паспортні дані.

Крім цього, в дану картку заносяться дані з документів про закінчення ВНЗ або інших навчальних закладів. Обов’язково вказується номер свідоцтва страхування, свідоцтва, отриманого в податкових органах, та інша необхідна для підприємства інформація.

При заповненні картки в спеціальних зонах для кодування використовуються коди, визначені загальними класифікаторами. У Росії для цих цілей існують класифікатори:

– інформації про населення (скорочено ОКИН),

– спеціальностей згідно освіти (оксо),

– професій і посад робітників і службовців з тарифними розрядами (ОКПДТР).

Що стосується розділу “Знання іноземної мови” то нормативні документи передбачають, що особиста картка працівника форма т 2 повинна заповнюватися наступним чином: в залежності від рівня володіння іноземною мовою може вказуватися «вільно володію», «зі словником читаю, перекладаю», «можу порозумітися і читаю».

Якщо під час роботи на підприємстві якась інформація про працівника змінилася, то всі зміни обов’язково вносяться до його картку і обов’язково засвідчуються підписом керівника та печаткою (за її наявності).

Обов’язковою до заповнення є розділ II про постановку працівника на військовий облік. Картка Т 2 в цьому розділі заповнюється на основі інформації з таких документів, як військовий квиток (для тих, хто перебуває в запасі), посвідчення призовника (для тих, хто підлягає призову).

При цьому особиста картка працівника має низку нюансів в даному розділі. Зокрема на осіб, які перебувають в запасі, вказується додатково

– категорія запасу (крім офіцерського складу);

– склад – в даному пункті вказується приналежність громадянина до однієї з категорій військовослужбовців ( командний, солдати, медичний).

Пункт номер 4 припускає запис військової облікової спеціальності (ВУС) складається з шести цифр. П’ятий пункт заповнюється за допомогою встановлених знаків:

А – придатний до військової служби,

Б – придатний з невеликими обмеженнями,

В – обмежено придатний,

Г-не придатний.

Якщо точних даних працівник не надав (у військовому квитку відсутні відмітки), то проставляється категорія «А».

Відмітка в пункті під номером сім – «складається чи ні на військовому обліку» ставиться простим олівцем. У пункті а) відмітка ставиться при наявності у працівника мобпредпісанія або штампа про вилучення таких приписів; б) заповнюється для працівників, які заброньовані організацією на період мобілізації.

Якщо особиста картка працівника (форма т 2) заводиться на особу , яке підлягає призову, то відповідно в пунктах один, три, чотири, сім позначки не ставляться. А в пункті 2 ставиться відмітка «підлягає призову».

Особова картка працівника у восьмому пункті другого розділу може заповнюватися і відміткою «знятий з обліку». Вона, якщо громадянин досяг максимально допустимого віку для перебування в запасі, а також якщо громадянина визнано непридатним до проходження військової служби.

Розділ про прийом на роботу або переведенні на інші робочі місця заповнюється тільки на підставі відповідного наказу про прийомі на роботу або наказу на переведення працівника на інше робоче місце.

Особова картка працівника в розділі «відпустку» має позначки, які ставляться виходячи з наказів, що видаються на підприємстві про вибуття та повернення працівника в покладені й додаткові відпустки . Дана інформація вноситься протягом всього часу роботи працівника на підприємстві.

У додаткових відомостях може відображатися інформація, що стосується навчання співробітників і працівників у ВНЗ, інвалідності і т.д.